teknik dan etika persidangan

TEKNIK DAN ETIKA PERSIDANGAN

Oleh : DPD IMM Sumatera Barat

 

Persidangan adalah salah satu sarana musyawarah dalam rangka pengambilan  keputusan dengan menggunakan aturan-aturan yang jelas serta dikelola dengan manajemen yang terkoordinir dengan baik. Dengan demikian, persidangan memiliki ciri khas tersendiri yang membedakannya dengan forum-forum lainnya seperti diskusi, rapat, seminar dsb.

 

Perbedaan itu secara umum dapat kita lihat dalam hal berikut:

 

      Sidang dikelola dengan manajemen yang terorganisir dan terarah

      Memiliki mekanisme yang sistematis dan terstruktur dengan jelas

      Sidang menggunakan aturan dan tata tertib tertentu

      Keputusan sidang memiliki kekuatan hukum yang jelas

      Biasanya keputusan sidang bersifat mengikat terhadap pengurus dan atau organisasi yang melaksanakan persidangan

 

Manajemen Persidangan

 

Organisasi pelaksana persidangan biasanya terdiri dari:

1.      Organisasi induk pelaksana dan penanggungjawab persidangan

2.      Panitia pengarah (Steering committee) yang bertugas dan berwenang menetapkan dan mengatur segala hal menyangkut materi persidangan

3.      Panitia pelaksana (Organizing Committee) yang bertugas mengelola segala hal terkait dengan teknis operasional persidangan

4.      Pimpinan sidang, pimpinan sidang komisi

5.      Panitia pemilihan (PANLIH), diperlukan jika ada pemilihan atau suksesi kepemimpinan

 

Tahapan pelaksanaan persidangan

1.      Tahap persiapan  

2.      Tahap pelaksanaan persidangan

3.      Tahap penyelesaian dan tindak lanjut hasil-hasil sidang

 

Persiapan menuju pelaksanaan persidangan:

1.      Perumusan agenda dan materi persidangan

2.      Penggalangan dana, persiapan tempat, akomodasi, konsumsi dsb

3.      Undangan peserta

 

 

 

 

 

 

Pelaksanaan Musyawarah

 

Istilah-istilah dalam persidangan:

 

Mohon bicara		Permintaan untuk diizinkan berbicara menyampaikan pendapat, gagasan, ide dsb.
Interupsi		Memotong pembicaraan orang lain, karena ada sesuatu yang sudah menyimpang dari konteks pembahasan atau ada informasi penting yang harus disampaikan terkait dengan yang sedang dibicarakan
Ø  Interup of Solution		Memotong dan menyampaikan solusi sehingga pembahasan bisa diakhiri
ØInterup of order		Menambahkan sesuatu terkait dengan topik pembahasan
ØInterup of idea		Menyampaikan ide baru tapi masih terkait dengan yang sedang dibicarakan sehingga harus disampaikan segera
Ø  Interup of clarification		Mengklarifikasi atau meluruskan sesuatu yang keliru
Ø  Interup of  information		Menyampaikan informasi yang bisa jadi referensi tambahan
Lobbying		Forum khusus baik dengan menskorsing sidang atau tidak untuk melakukan pembicaraan khusus antar peserta atau kelompok yang berbeda pendapat
Skorsing		Menunda persidangan beberapa saat dengan waktu yang disepakati bersama. Misal 1 x 15 menit, 2 x 30 menit dst.
Quorum		Batasan minimal jumlah kehadiran peserta sehingga keputusan bisa dianggap sah. Biasanya setengah ditambah satu dari seluruh peserta yang seharusnya.  Bila tidak mencukupi maka sidang ditunda dengan waktu tertentu (misal 2 x 30 menit), jika tidak juga terpenuhi maka sidang bisa dilanjutkan dan keputusan dianggap sah.

 

Pemakaian palu sidang:

      

1. Satu kali, digunakan untuk :

·         Memutuskan suatu ketetapan yang merupakan bagian dari keseluruhan yang akan diputuskan

·         Menskorsing dan mencabut skorsing sidang dalam waktu 1 x 15 menit atau 2 x 15 menit

·         Memperingatkan peserta sidang

 

2. Dua kali, digunakan untuk :

·         Memutuskan suatu ketetapan yang menyeluruh (misal satu draft agenda sidang)

·         Menskorsing dan mencabut skorsing sidang 1 x 30 menit atau 2 x 30 menit  

 

3. Tiga kali, digunakan untuk :

·         Membuka dan menutup acara secara resmi

·         Menskorsing sidang 1 x 24 jam, 2 x 24 jam atau waktu yang tidak ditentukan

 

Pimpinan Sidang

Pimpinan sidang biasanya berjumlah ganjil (tiga, lima dst) yang terdiri dari:

 

-          Satu orang ketua

-          Satu orang sekretaris

-          Selebihnya anggota

 

Pimpinan sidang bertugas memimpin dan mengendalikan persidangan agar bisa berjalan sesuai dengan aturan dan etika yang berlaku. Bahkan pada keadaan tertentu pimpinan sidang berhak menegur, memberi sanksi atau pun mengeluarkan peserta yang dianggap melanggar aturan dan etika persidangan.

 

Pimpinan sidang sedapat mungkin memposisikan diri sebagai pemimpin dari semua elemen yang hadir menjadi peserta. Namun bukan berarti ketika seseorang memimpin sidang ia kehilangan hak untuk berbicara dan menyampaikan pendapat, yang tidak boleh adalah memanfaatkan posisinya untuk bertindak otoriter, memenangkan diri sendiri atau kelompok sendiri.

 

Keputusan sedapat mungkin diambil melalui mekanisme musyawarah dan mufakat.  Pemilihan dengan suara terbanyak (voting) adalah pilihan terakhir jika memang keadaan betul-betul menghendaki demikian serta memperhatikan kelengkapan (kehadiran) peserta yang disebut dengan Quorum.

 

Etika Sidang (Musyawarah)

 

Sering ditemukan sidang-sidang menjadi ricuh karena hal-hal sepele, tapi akibatnya bisa menghabiskan waktu yang panjang bahkan merusak suasana, materi pembahasan, ukhuwah dsb. Padahal forum itu kadang pesertanya terdiri dari kalangan terpelajar atau bahkan agamawan (aktivis dakwah).

 

Hal ini terjadi karena saking asiknya berdinamika sehingga melupakan hal-hal kecil yang bisa merusak. Untuk itu disamping kita belajar untuk ahli beretorika juga dituntut untuk memperhatikan hal-hal yang dapat mengganggu perasaan para peserta sidang dan merusak suasana persidangan.

 

Beberapa rambu-rambu etika itu diantaranya:

ü  Berbicara atas izin pimpinan sidang

ü  Sedapat mungkin tidak memotong pembicaraan orang lain, kecuali bila memang sangat mendesak

ü  Berbicara seperlunya, tepat sasaran dan tidak bertele-tele

ü  Berbicara menghadap pimpinan sidang (hindari berhadapan face to face sesama peserta).

ü  Camkan bahwa yang ditanggapi adalah ide, gagasan, pendapat dan pemikiran, bukan orang yang menyampaikannya. Hindari asumsi-asumsi, perasaan antar pribadi atau pun kelompok.

ü  Hindari tindakan apologis yang berlebihan. Apologis disini maksudnya adalah membela diri karena merasa diserang atau karena yang berbeda pendapat adalah si anu atau dari golongan anu.

ü  Lihat dan tanggapi segala sesuatu secara objektif, bebas dari asumsi, intrik dan pretensi negative

ü  Dan banyak lagi hal-hal sepele tapi menyangkut nilai dan etika yang harus diperhatikan agar sidang menjadi bermanfaat dan tidak banyak kemubaziran.

 

“Unzur maa qaala walaa tanzur man qaala

Lihatlah apa yang dikatakan dan jangan lihat siapa yang mengatakan”

 

Kebenaran yang hakiki hanyalah milik ALLAH SWT, kesalahan dan kekhilafan adalah bukti bahwa manusia adalah makhluk yang lemah disisi-Nya. Tugas manusia adalah berupaya terus mencari kebenaran, memperjuangkan keadilan, mencegah kemunkaran dan menebar kebaikan (amar ma’ruf nahiy  munkar)

 

Billahi fii sabililhaq, fastabiqul khairat !!